فصلنامه افق طلائی سلامت

معاونت بهداشتی دانشگاه علوم پزشکی زابل

نامه نگاری و مکاتبات اداری

نامه نگاری و مکاتبات اداری

تهیه کننده  گان : محمود فاطمی حمیدرضا اکبری

منبع : دکتر اجاقی محمد حسین و همکاران / درآمدی بر آیین نگارش ، ویرایش و نامه نگاری اداری / انتشارات پارس دیبا ، زمستان 88

بشر پیوسته نیازمند آن بوده که با دیگران ارتباط برقرار کند . شیوه های برقراری این ارتباط روز به روز متحول شده و بنابر نیاز انسان های هر دوره به گونه ای نمود یافته است . در دنیای امروز نیز که عصر فن آوری و تبادل سریع اندیشه ها می باشد بشر بی نیاز از ارتباط رسمی و اداری نیست . هر چند پیشرفت های علمی همچون گسترش رایانه  و شبکه های مختلف ارتباطات اینترنتی توانسته است با سرعت و به خوبی وظیفه ایجاد ارتباط میان سازمانها و موسسه ها را به اجرا در آورد ولی این وسایل پیشرفته نمی تواند


منافاتی با دانستن و آموختن نامه نگاری و آیین نگارش داشته باشد.

در سازمان های اداری و رسمی کارها بر اساس سند یا تقاضای مکتوب انجام می شود زیرا کارهای اداری جنبه ی خصوصی ندارد و لازمست که سابقه ی هر کاری بطور کامل ، مشخص باشد تا فرصت سوء استفاده برای دیگران پیش نیاید و نیز قانون و عدالت در هر مورد یکسان اجرا شود .

الف اصطلاحات رایج در نامه های اداری :

نامه های اداری اصطلاحاتی دارند که برای انتقال سریع و آسان مطالب ، باید معنا و کاربرد آنها را فرا گرفت  . مهمترین آنها عبارتند از :

- اقدام مقتضی : مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .

-  اندیکاتور ( نامه نا ) : به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود .

- اندیکس ( نمایه  ) : در اصطلاح اداری دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر اندیکاتور را بر اساس شماره های مخصوص در آن شماره گذاری می کنند و جستجوی نامه در دفتر اندیکاتور با راهنمایی اندیکس به سادگی صورت می گیرد .

- ایفاد : در نامه های اداری معنای " ارسال کردن " می دهد .

- پی نوشت : به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت " هامش " نامه است .

- هامش : واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می شود که در حاشیه نامه نوشته می شود .

- پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد . بطور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه ، کلمه پیوست چاپ می گردد . اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید روبه روی آن کلمه ی  " دارد " را اضافه کنیم و یا تعداد برگه های پیوست را بنویسیم .

- رونوشت : عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .

- برابر مقررات : اگر دستور دهنده بخواهد مجری دستور ، مقررات مرتبط با موضوعی را اجرا کند ، در پی نوشت نامه از این اصطلاح استفاده می کند .

-  پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح " پیرو " استفاده می کنند . مانند : " پیرو نامه ی شماره ..... "

- عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد .

ب- اندازه و ابعاد نامه های اداری :

طبق دستورالعمل اداره کل بهبود روش ها در سازمان امور اداری و استخدامی سابق ابعاد و اندازه های زیر به عنوان استاندارد ابلاغ شده است  :

قطع

اندازه

کاربرد

A3

297 * 420

جداول ، نمودارها و صورتهای مالی

A4

210 * 297

ویژه نامه های بیش از 5 سطر

A5

148 * 210

ویژه نامه های کمتر از 5 سطر

برای حفظ هماهنگی ظاهر نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه ، بدون آن که کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند ، می بایست فاصله ی حاشیه های نامه را در اولین صفحه قطع بزرگ به شکل زیر رعایت نمود :

- 4 سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان

- 2 سانتی متر از عنوان تا اولین سطر

- 5/3 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول

- 5/2 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم

- 5/1 سانتی متر از سمت چپ حاشیه

- 5/2 سانتی متر حاشیه ی پایین صفحه تا آخرین سطر نامه

ج – اجزای نامه اداری :

- سرلوحه : عبارتست از قسمتی از نامه که در بالای کاغذهای اداری چاپ می شود شامل :

1- نشانه جمهوری اسلامی ایران در بالای سمت راست یا بالای صفحه

2- نام سازمان اصلی زیر نشانه و نام واحد یا اداره ی وابسته زیر نام سازمان اصلی

3- تاریخ ، شماره نامه و پیوست در بالای سمت چپ نامه

4- عنوان گیرنده ، فرستنده و موضوع نامه

- عنوان گیرنده : که با کلمه ی " به " در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص یا موسسه ای که نامه برای آن فرستاده می شود .

- عنوان فرستنده : که با کلمه " از " در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف  آن نوشته می شود .

در مکاتباتی که برای مسئول مشخصی در یک سازمان نوشته می شود و یا فرستنده و تنظیم کننده قصد دارد ضمن رسمی بودن نامه ، احترام ویژه ای برای گیرنده ی آن قایل شود از چارچوب " از : ، به : " استفاده نمی شود و به جای آن نام شخص و سپس سمت سازمانی او نوشته می شود .  در حقیقت نام حقیقی افراد از عنوان و مقام آنها بالاتر است . نام فرستنده نامه و یا سازمان فرستنده نیز روی نشانه ی نامه و یا در بخش پایانی نامه مشخص می گردد .

- موضوع : عبارتست از جمله ی کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد ( یعنی متن نامه درباره ی چه موضوع و مقصودی است ) . کلمه ی موضوع در بالای نامه همیشه زیر عنوان فرستنده آورده می شود و جمله ای که روبه روی آن نوشته می شود نمایان گر هدف یا اهداف اصلی نامه است بنابراین باید بیانگر محتوای نامه باشد . نوشتن یک جمله خوب و روشن گر در قسمت موضوع ، سبب می شود تا در توزیع و ثبت نامه سهولت لازم فراهم گردد .

- متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع اصلی نامه نوشته می شود . متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف یا بند تشکیل شده باشد که قسمت اول پاراگراف را افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند .

- مشخصات امضاء کننده نامه : این مشخصات شامل نام و نام خانوادگی ، مقام و موقعیت سازمانی امضاء کننده در پایین سمت چپ نامه قرار می گیرد .

نام و نام خانوادگی در بالا و در وسط عنوان سمت سازمانی قرار می گیرد .

[ ۱۳۸٩/٤/٢٢ ] [ ۱۱:٢٩ ‎ق.ظ ] [ حسینعلی ستوده ]

[ نظرات () ]