فصلنامه افق طلائی سلامت

معاونت بهداشتی دانشگاه علوم پزشکی زابل

چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم؟

چگونه یک صورت جلسه فنی بنویسیم؟

تهیه و تنظیم : حسینعلی ستوده

منبع : http://sites.google.com/site/sadeghfar/articels/minute-of-meeting-guidline

بی شک برای شما هم پیش آمده است که مسئول تدوین صورتجلسه کامل و دقیقی برای یک جلسه شده باشید. معمولا هنگام تدوین اولین صورتجلسه امکان توجه به تمام زوایای تنظیم یک صورتجلسه مناسب سخت است، چرا که صورتجلسه مورد نظر باید علاوه بر اینکه اهداف و نیازهای جلسه را برآورده می نماید بتواند بعنوان مرجع مناسبی در آینده نیز مورد استناد قرار گیرد.

اگر در خود صبر و حوصله کافی سراغ دارید، می توانید با خواندن این دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوین صورتجلسات آتی،


دانش کافی برای تدوین صورتجلسات رسمی را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورتجلسه با توجه به مبانی مطرح در این دست نوشته، به مهارت کافی در تدوین یک صورتجلسه مناسب دست یابید.  بدین منظور کافیست پنج گام تشریح شده را به ترتیب مدنظر قرار دهید.

گام اول: استفاده از یک الگوی مناسب
اگر می خواهید هنگام نوشتن صورتجلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نکات کلیدی زمان زیادی را صرف نکنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشید. شما می توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده کرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید.           
گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه
زمان های ابتدایی جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با کندی و تشویش خاطر سپری می شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش های عمومی یک صورتجلسه است.  
محل برگزاری، ساعت و تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می باشند و شما می توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت کنید. بدین ترتیب علاوه بر اینکه بخشی از صورتجلسه را تنظیم کرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.          
گام سوم: جمله آغاز کننده  
معمولا در تدوین هر نوشته ای جمله شروع کننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز کنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید:      
این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید.  
یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینکه راهگشای تداوم نگارش صورتجلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان به اسامی حاضرین در جلسه می باشد که نام آنها معمولا در ذیل صورتجلسه ثبت می گردد. جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورتجلسه دارد که می توانید از الگوهای ذیل و یا ترکیبی از آنها استفاده نمایید. لیکن به آنها محدود نشوید :
هدف این جلسه عبارت است از ...     
پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاکرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید :       
در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند.               
گام چهارم: ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه  

به خاطر داشتن نکات مطرح در این دست نوشته، ممارست در نوشتن صورتجلسه و توجه به خواسته های ذینفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوین به هنگام (حین جلسه) و دقیق یک صورتجلسه خواهد گردید. لیکن تا زمان کسب چنین مهارتی کافیست نکات کلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورتجلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نکات اصلی جلسه که لازم است کلیات و یا جزییات این نکات (بسته به اهمیت و خواسته های صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از :         
خلاصه مذاکرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح کننده              
عناوین پیشنهاد های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،        
شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه.

ثبت دقیق و کامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یک صورتجلسه است. روش کامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی خاصی به شرح ذیل باشد :                
شرح موضوع مصوبات (what) ،       
نام محل اجرای مصوبه (where) ،    
نام فرد مسئول (who) ،    
زمان دقیق اجرای مصوبات (when) ،               
دلایل اجرای مصوبه (why) ،            
چگونگی انجام مصوبه (how) .         
یادآوری: در برخی موارد و به دلایل مختلف امکان ثبت کامل نکات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیکن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در کنار مصوبه قید گردد.توصیه می گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذیل توجه نمایید :            
خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام :              
1- معرفی این دست نوشته به کلیه علاقه مندان کلیه خوانندگان بدون فوت وقت
       
گام پنجم: ثبت اطلاعات تکمیلی          
ثبت ساعت خاتمه، تکمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورتجلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امکان و حصول اطمینان از تکمیل بودن صورتجلسه گام پایانی تدوین یک صورتجلسه خوب است.

پس از حصول اطمینان از تکمیل تمامی قسمت های یک صورتجلسه مطابق الگوی پیشنهادی، به تعداد لازم از صورتجلسه تکثیر نموده و آنها را برای ذینفعان جلسه ارسال نمایید.
یادآوری: توصیه می گردد صورت جلسه را به صورت الکترونیکی تدوین نموده و فایل آن را برای ذینفعان جلسه ایمیل نمایید.

[ ۱۳٩۱/۸/٦ ] [ ۱۱:٤٤ ‎ق.ظ ] [ حسینعلی ستوده ]

[ نظرات () ]