فصلنامه افق طلائی سلامت

معاونت بهداشتی دانشگاه علوم پزشکی زابل

توانمند سازی کارکنان در سازمان

توانمند سازی کارکنان در سازمان

گردآورنده: محبوبه مطیعی،کارشناس ارشد مدیریت برنامه ریزی آموزشی، معاونت آموزشی.

منبع: نصر اصفهانی، علی: مجله پژوهشی شیخ بهائی، 1390.

 تغییرات تکنولوژیکی و اقتصادی سریع و افزایش رقابت جهانی باعث توجه بیشتری به بحث توانمندسازی کارکنان شده است. از سال های 1990به بعد این بحث مطرح شده است که سازمان ها با کارکنانی توانمند، متعهد، ماهر و دارای انگیزه بهتر قادر خواهند بود که خودشان را با تغییرات وفق دهند و رقابت کنند. توانمند سازی اصطلاحی است که


به ترتیبات سازمانی گفته می شود که براساس آن خود مختاری، آزادی عمل و مسئولیت تصمیم گیری بیشتری به کارکنان واگذار     می شود. به عبارت دیگر پربارسازی عمودی و سایر روش های مشابه برای افزایش آزادی عمل کارکنان توانمندسازی نامیده می شود. توانمندسازی، کارکنان را به مشارکت در مدیریت قادر می سازد و اصطلاحی است وسیع تر از خود کنترلی.

توانمند سازی به مجموعه تکنیک هایی انگیزشی اطلاق می شود که به دنبال افزایش سطح مشارکت کارکنان بمنظور بهبود عملکرد آنان است. توانمندسازی عبارت است از ارتقای توانایی کارکنان در استفاده بیشتر از قوه تشخیص و تحلیل، داشتن بصیرت در انجام کارهایشان و مشارکت کامل در تصمیم‌هایی که بر زندگی آنها اثر می‌گذارد. توانمندسازی عبارت است از آزاد کردن نیروهای درونی افراد برای کسب دستاوردهای شگفت انگیز.  
توانمندسازی در مفهوم سازمانی عبارت از تغییر در فرهنگ و شهامت در ایجاد و هدایت یک محیط سازمانی است. توانمند سازی فرایندی است که بوسیله سهیم کردن کارکنان در اطلاعات مربوط و فراهم نمودن کنترل بر عواملی که عملکرد شغلی را تحت تاثیر خود قرار می دهد به آنها استقلال بیشتری می دهد. توانمند سازی باعث می شود که شرایطی که باعث ضعف کارکنان و سازمان شده است دور شده و احساس خودکفایی کارکنان افزایش یابد. توانمند سازی بر کارکنان برای مسلط شدن بر شرایط و قادر شدن به کنترل مشکلاتی که ممکن است با آن مواجه شوند اختیار می دهد. با توانمند سازی مدیران به توانایی کارکنان برای انجام وظایف در سطح بالاتر اعتماد نشان می دهند. همچنین کارکنان به قبول مسئولیت بیشتر برای کارشان تشویق می شوند. یکی از نتایج توانمند سازی این است که کارکنان ابتکار و پشتکار بیشتری در پیگیری اهداف سازمانی نشان خواهند داد. ویژگی اصلی توانمندسازی کارکنان همسو نمودن اهداف فردی و سازمانی است. توانمندسازی، آموزش چگونگی انجام کار به دیگران است که کمتر به مدیر متکی باشند. در توانمند سازی کارکنان نیاز دارند به اینکه نه فقط اختیار داشته باشند، بلکه آموزش کافی، بودجه و اطلاعات اساسی نیز داشته و سپس در زمینه تصمیم های خود مسئول و پاسخگو باشند. توانمند سازی فرایند سهیم کردن قدرت با دیگران بوسیله ساختار غیر متمرکز و تفویض اختیار است. توانمندسازی دادن یک حس اعتماد، انرژی، مالکیت، تعهد، مسئولیت و غرور به افراد در کارشان می باشد. توانمند سازی در سازمان های امروزی یک اصل حیاتی است و درجه توانمند سازی به درجه ی تفویض اختیار وابسته است.

اقدامات لازم برای توانمند سازی کارکنان

1- فراهم نمودن جو احساسی مثبت: مدیران اجرایی از اعضای تیم خود حمایت داشته باشند، این حمایت اعتماد به نفس افراد را ارتقاء می بخشد.

2- پاداش و تشویق های فردی: برای هر یک از کارکنان پاداش و تشویق مناسب فراهم گردد.

3- نشان دادن اعتماد به افراد: ابراز اعتماد به توانایی اعضاء در عمل.

4- پرورش مسئولیت پذیری و خلاقیت افراد: واگذاری کار به افراد و استقبال از نظرات آنان .

5- ساختار مجدد واحدهای سازمان: به نحوی که کوچکتر، کمتر پیچیده و به هنگام تصمیم گیری و اقدام به یکدیگر کمتر وابسته باشند.

6-کاهش قوانین سخت در سازمان.

7- ارایه آموزش لازم به افراد جهت واکنش مناسب به فرصتها.

8- تاکید بر تغییراتی در سرتاسر سازمان: که بر توانمندسازی و پاسخگویی فردی برای رسیدن به نتیجه تمرکز داشته باشد.

تعیین محدوده توانمندسازی

یکی از وضعیت هایی که در آن توانمندسازی می تواند باعث ایجاد ناهماهنگی، نارضایی و حالت غیر کارکردی به خود بگیرد هنگامی است که کارکنان نمی توانند درک روشنی از دامنه و مرزهای توانمندسازی داشته باشند. ضروری است که محدوده توانمندسازی برای کارکنان توضیح داده شود و به آنان تفهیم شود که اختیار بیشتری نسبت به قبل دارند اما نمی توانند در مورد همه فعالیت های سازمان اظهار نظر نمایند. معمولا اقدامات زیر از جمله مواردی است که کارکنان نباید در آن زمینه ها اصرار ورزند:

  • تعیین دستمزد خودشان و یا تعیین دستمزد مدیریت بالا

  • تصمیم در مورد سود سالانه سهامداران

  • تصمیم به کوچک سازی سازمان

  • استخدام دوستان و وابستگان

  • کار کمتر از چهل ساعت با حقوق بالا و

  • صرف ساعات بیشتر برای استراحت و....

مزایای توانمند سازی: توانمند سازی کارکنان هم برای خود آنان و هم برای مدیران و سازمان سودمند است.

مزایای توانمند سازی برای افراد:

- به افراد اجازه میدهد تا از بسیاری از فواید خود مدیریتی لذت ببرند.

- افراد احساس مالکیت و توانمند شدن می کنند.

- به افراد این امکان را می دهد که از فکرشان در کار استفاده کنند.

مزایای توانمند سازی برای مدیران و سازمان:

- سودمندی توانمندسازی برای مدیران آنست که وقت اضافه می آورند یعنی هر چه کارکنان آزادی عمل بیشتری داشته باشند مدیران وقت و نیروی کمتری برای هدایت و راهنمایی آنان صرف خواهند کرد.

- افراد با کار آمدی بهتریی کار خواهند کرد.

- رضایت مشتریان افزایش می یابد.

- روش های کاری اصلاح می شود.

موانع موجود در سازمان ها جهت اجرای توانمندسازی: اجرای عوامل توانمندسازی در سازمان ها بسیار مفید و باعث افزایش بهره‌وری سازمان و کارکنان می‌شود. لازمه اجرای این تکنیک نیاز سازمان، پشتیبانی مدیران ارشد آن و همکاری با کارکنان و عوامل اجرایی در پیشبرد امور است. از جمله موانع اجرای این عوامل عبارتند از :                                                         
- حاکم بودن ساختار رسمی و سلسله مراتبی                        
- پایین بودن اعتماد و اطمینان اعضای سازمان به یکدیگر           
- نگرش نامناسب مدیران به کارکنان و سبک های مدیریت و رهبری نامناسب
- فقدان مهارت های لازم در کارکنان                                  
- تفاوت زیاد بین افراد در سازمان و وجود سیستم‌های پرسنلی غیرهماهنگ
- تشنج و استرس در محیط کاری.

عوامل مؤثر بر توانمند سازی کارکنان : سه عنصر اساسی که زمینه توانمندسازی را در محیط کار بوجود می آورد عبارتند از :

1) نگرش ها: کارکنان احساس می کنند نه فقط در مورد انجام دادن کار و وظایف خود، بلکه نسبت به کل سازمان نیز مسئولیت دارند. کارمند امروزی فردی است که بطور فعال در پی حل مشکلات باشد، برای نحوه انجام امور طرح ریزی و سپس آنها را به مرحله اجرا درآورد. این همان نگرشی است که کارمند باید نسبت به سازمان خود داشته باشد.

2) روابط سازمانی: کارکنان همواره بطور گروهی و مستمر بهتر می توانند نسبت به بهبود و عملکرد سازمانشان در جهت دستیابی به سطح بالای بهره وری سازمانی با هم کار کنند. این مهم  جز در سایه روابط سالم حاکم بر کار سازمانی میسر نمی باشد.

3) ساختار سازمان: ساختار یک سازمان مطلوب معمولاً به گونه ای طراحی می شود که کارکنان در می یابند که می توانند برای دستیابی به نتایج مورد انتظار مدیر و آنچه انجام دادنش لازم و ضروری است، کار کنند نه اینکه صرفاً ادای تکلیف نموده، انتظار پاداش داشته باشند.

تکنیک های توانمند سازی: توانمند سازی موضوع جدیدی است که می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. یکی از دلایل اجرای برنامه های توانمند سازی این است که افراد خط مقدم، احتمالا افکار بهتری می توانند داشته باشند. مدیرا ن برای توانمندسازی کارکنان لازم است اقدامات زیر را انجام دهند:

- کمک به کارکنان که در شغل خود خبره شوند (بوسیله ارایه آموزش های مناسب، مربی افراد بودن و در اختیار گذاشتن تجارب خود).

- واگذاری کنترل بیشتر به کارکنان(دادن آزادی عمل در عملکرد شغلی و سپس واگذاری پاسخگویی برای نتایج بدست آمده به خود آنها).

- ارایه مدل های نقش موفق(که همکارانی که اکنون در شغل خود بطور موفقیت آمیز انجام وظیفه می کنند را مشاهده نمایند).

- بکارگیری تقویت اجتماعی(تشویق و بازخورد کلامی برای افزایش فراهم آوردن اعتماد به نفس).

- ارایه حمایت عاطفی(کاهش استرس بوسیله تعریف بهتر نقش، کمک های کاری و رعایت صداقت).

- برقرای جلسات پرسش و پاسخ.

- استفاده از تیم های کاری.

- ایجاد صندوق پیشنهادات.

- غنی سازی شغلی.

- چرخش شغلی.

نتیجه گیری

توانمند سازی عاملی سازنده و افزایش دهنده احساس عزت نفس در افراد به شمار می آید. افرادی که نسبت به خود احساس خوبی داشته باشند به کارشان نیز توجه بیشتری خواهند داشت. این افراد از لحاظ جسمی نیز سالمتر می باشند و هرگاه به افراد اجازه داده نشود تا با حداکثر اثر بخشی به فعالیت بپردازند آنها عزت نفس خود را مورد تهدید می بینند و در این صورت میزان استرس، بیماری و غیبت از کار افزایش و انگیزه و در نهایت بهره وری آنان کاهش می یابد. عزت نفس زمانی افزایش می یابد که به افراد اجازه داده شود تا در مورد کار خود به اظهار نظر و داوری بیشتری بپردازند. باید توجه داشت که در چنین محیطی ساختارهای هرمی جایگاهی نخواهند داشت زیرا در این گونه ساختارها تنها تعداد کمی از افراد اجازه برنده شدن دارند. از آنجائی که اعتماد به نفس بوسیله دستیابی به هدف های تعیین شده پرورش می یابد سازمان های موفق تمایل دارند که زمینه کامیابی افراد در آن فراهم باشد. توانمندسازی ظرفیت های بالقوه ای را برای بهره برداری از توانایی های انسانی که از آن استفاده کامل نمی شود در اختیار می گذارد. هرگاه سازمان ها بخواهند در دنیای پیچیده و پویای امروزی ادامه حیات دهند این نیروهای بالقوه را بایستی مهار کرده و مورد استفاده قرار دهند.کارکنان توانمند به خود و سازمانشان نفع می رسانند آنان زندگی و شغل خود را دارای هدف می دانند و در سازمان توانمند، کارکنان با احساس هیجان، مالکیت و افتخار، بهترین ابداعات و افکار خود را پیاده می سازند. با احساس مسئولیت کار می کنند و منافع سازمان را بر منافع خود ترجیح می دهند. در این برهه از زمان مزیتی که سازمان ها برای پیشی گرفتن از یکدیگر دارند نه در بکارگیری فن آوری جدید، بلکه در بالا بودن اعتماد به نفس و میزان تعهد و وابستگی کارکنان به اهداف سازمانی نهفته است. اکنون موقعیت به صورتی در آمده است که داشتن کارکنانی خلاق و متعهد به عنوان مهمترین منبع سازمان در نظر گرفته می شود. نیروی انسانی، اساس ثروت واقعی یک سازمان است. سازمان های سنتی با تاکید بر فعالیت جسمی کارکنان، مایل بودند که کارها در چارچوبی کاملا تعریف شده انجام شود و افراد  وظایف خود را سریع و بدون هیچ گونه پرسشی انجام دهند. اما محیط های کاری امروزی نیاز به کارکنانی دارد تا تصمیم های مناسب اتخاذ و برای مشکلات موجود راه حل هایی خلاق ارایه دهند. در نتیجه کارکنان یک سازمان باید توانمند بوده و مسئولیت نتایج حاصله را نیز بر عهده گیرند.

[ ۱۳٩۳/٦/٢٩ ] [ ٧:٥٢ ‎ق.ظ ] [ حسینعلی ستوده ]

[ نظرات () ]