فصلنامه افق طلائی سلامت

معاونت بهداشتی دانشگاه علوم پزشکی زابل

برنامه ریزی

برنامه ریزی

خلیل شهریاری

منبع: مدبریت جهادی ....

برنامه ریزی یعنی انتخاب اهداف درست و انتخاب مسیر، راه، وسیله و روش درست برای تامین هدف و تعیین فعالیت های اثربخش در جهت تحقق هدف به بهترین شکل ممکن است. در برنامه ریزی، اهداف و اقدامات لازم برای مواجهه با تغییرات و عوامل نامطمئن پیش بینی می شود.

برنامه ریزی فرآیندی است که همه تلاش ها و فعالیت ها را در راستای هدف، راه رسیدن به آن و چگونگی طی مسیر، ترکیب و ادغام می کند. برنامه ریزی ترسیم شمایی از گذشته برای تصمیم گیری در


زمان حال برای انجام اقدامی در آینده می باشد

برنامه ریزی سلامت یعنی مجموعه فعالیت هایی که برای حل مشکل سلامتی در یک گروه هدف یا کلیه افراد جامعه طراحی و اجرا می گردد.

انواع برنامه ریزی:

برنامه ریزی سه شکل اساسی دارد. برنامه ریزی استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی

برنامه ریزی استراتژیک: اهداف، خطوط کلی و رسالت سازمان را در بلندمدت تعیین می کند. جامعیت داشته و در سطح عالی سازمان، چارچوبی برای برنامه ریزی تاکتیکی و عملیاتی می باشد. از نظر زمانی بازه بلند مدت را شامل می شود و چتری برای کل سازمان می باشد.

برنامه ریزی تاکتیکی: به مسائلی مربوط می شود که برای رسیدن به اهداف در سطوح میانی سازمان مطرح هستند. دسته ای از فعالیت های مرتبط با اجرای یک استراتژی را به تصویر می کشد.

برنامه ریزی عملیاتی: شامل فعالیت ها و گام های ویژه ای جهت رسیدن به اهداف تعیین شده می باشد. به عبارتی برنامه ریزی عملیاتی شامل اقدامات تفصیلی برای رسیدن به اهداف است. این نوع برنامه ریزی در سطح مدیریت های اجرایی مطرح است و  با اهداف مشخص، محدود و عینی سروکار دارد.

برنامه ریزی عملیاتی: در سطوح میانی و پایه سازمان مطرح است، تاکید بر کارایی، بازدهی و منافع فعلی سازمان دارد و ساختار سازمان و محیط با ثبات نسبی را در نظر می گیرد. این نوع برنامه ریزی در سطح مدیریت های اجرایی مطرح است.

روش های کار قبلاً تجربه شده و دستاوردهای گذشته موجود خواهد بود، مخاطره کمتری دارد، مبتنی بر تجربیات قبلی است و با اطمینان بیشتری همراه است.

برنامه عملیاتی شامل اقدامات تفصیلی تر برای رسیدن به اهداف است و با اهداف مشخص، محدود، معین، عینی و دست یافتنی سروکار دارد ، همچنین بازه زمانی کوتاه مدت را در بر می گیرد،

لزوم طراحی و تدوین یک برنامه عملیاتی چیست؟

- به سازمان اعتبار می بخشد

- اطمینان از اینکه جزئیاتی فراموش نشده است

- درک اینکه چه کارهایی از عهده سازمان بر آمده و چه اموری از عهده آن خارج است

- به منظور رسیدن به کارایی، صرفه جویی در زمان، انرژی و سایر منابع

- به منظور اطمینان از پاسخگویی و بهبود فرصت های پیش روی افراد برای انجام آنچه نیاز است تا انجام شود

در برنامه عملیاتی: خروجی برنامه مشخص می شود، منابع تخصیص می یابد،  فرآیند کار تحلیل می گردد و برای هر فعالیت، رویه و فرآیند بطور دقیق مشخص و بیان می گردد که هر کار توسط چه کسی و چه زمانی انجام شود و چه کسی مدیر اجرا و پاسخگوی هریک از مراحل برنامه است.

مراحل تدوین برنامه عملیاتی:

یک برنامه عملیاتی شامل مجموعه ای از گام های عملیاتی است که انجام می گیرد تا به اهداف از پیش تعیین شده برسیم. هر گام عملیاتی می بایست اطلاعات زیر را در برگیرد:

  • چه اقداماتی می بایست انجام شود

  • چه کسی مسئول انجام اقدامات تعیین شده می شود

  • چه زمانی هر یک از اقدامات و فعالیت ها بایستی انجام گیرند

  • هر فعالیت تا چه زمانی بطول می انجامند

  • چه منابعی نیاز است تا اقدامات و فعالیت های مربوطه انجام پذیرد

  • اطلاعات حاصل به چه کسانی باید منتقل شود

    برای تحقق هرگام عملیاتی می بایست جداول زمانی و هزینه ای را مشخص و به شش کلمه پرسشی زیر پاسخ داد:

    چه کاری، چگونه، چه کسی، کجا، چه زمانی و چه منابع پولی و فیزیکی  نیاز است؟

    گام های طراحی برنامه عملیاتی مشتمل بر 8 گام می باشد:

    گام اول: تعیین اهداف: برای تدوین برنامه عملیاتی، اهداف و مقاصد سازمان را تعیین می کنیم.

    - اهداف کلی تلاش ما را به سمت آینده متمرکز می کنند.

    - چارچوبی برای تفصیلی تر کردن برنامه ریزی می باشد.

    - نتایج مطلوبی هستند که بعد از سه تا پنج سال حاصل می شوند.

    - بیانگر جهت گیری کلی سازمان هستند.

    - مشکلات و موضوعات اولویت دار را نشان می دهند.

    - در راستای عملکردهای کلیدی سازمان بوده و چالشی می باشند.

    به منظور تعیین هدف ابتدا به ارزیابی اطلاعات حاصل از ارزیابی محیط داخلی و خارجی می پردازیم. سپس پسخوراندهای دریافتی از ذینفعان را ترکیب می کنیم. به تحلیل شکاف بین خدمات موجود و مطلوب می پردازیم. برای نیل به اهداف و نتایج مطلوب جهت گیری می کنیم. آنگاه به اصلاح و طراحی اهداف سازمان می پردازیم.

    اهداف کلی(نهایی): اولین سطح از سلسله مراتب اهداف، هدف نهایی است که همه سازمان با امکاناتش برای نیل به آن بسیج می شود. این اهداف جهت گیری سازمان را مشخص می کند.

    گام دوم: تدوین استراتژی

    - استراتژی راه و روش رسیدن به هدف است.

    - برای تهیه برنامه عملیاتی مدیران، سرپرستان و اعضای کلیدی دخالت دارند.

    - هزینه ها و مزایای احتمالی هر استراتژی ارزشیابی می شود تا استراتژی کارا انتخاب گردد.

    - استراتژی نشان می دهد نتایج چگونه حاصل شوند.

    - استراتژی ها در قالب روش، نگرش و پاسخ هایی می باشند که برای رسیدن به هدف بکار می روند.

    - استراتژی منجر به تهیه برنامه اجرایی می شود.

    - تعیین استراتژی مستلزم ارزشیابی هزینه ها، مزایا و پیامدهای هر روش است

    گام سوم: تعیین مقاصد و اهداف اختصاصی سازمان

    مقاصد باید SMART باشند. یعنی اختصاصی، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتنی بر نتیجه و زمان دار باشند. مقاصد و اهداف، نحوه نیل به نتایج را نمی گویند بلکه نتایج مطلوب را بیان می دارند.

    مراحل تعیین هدف

    - مدیران و برنامه ریزان ضمن مطالعه و پیش بینی، فهرستی از اهداف تهیه می کنند

    - اهمیت هر هدف ارزیابی می شود تا روشن گردد که چه هدفی برای هر دوره زمانی بایستی انتخاب شود

    - برنامه اجرایی طراحی می شود

    - در صورت امکان برنامه های جانشین پیش بینی می شود تا جایگزین برنامه هایی شود که با مشکل روبرو می شوند

    اولویت بندی: پس از تعیین اهداف بایستی اولویت بندی اهداف صورت گیرد.

    ضرورت تعیین اهداف این است که به مدیر کمک می کند تا در جریان برنامه های رشد و توسعه آگاهانه تر، مشخص تر، دقیق تر، واقع گرایانه تر روبرو شود، سازمان خود را بهتر با محیط تطبیق دهد، هماهنگی بین تصمیمات و تصمیم گیرندگان ایجاد کند و از این اهداف به عنوان استانداردهایی برای کنترل استفاده کند.

    - هر قدر دامنه مشکل(بروز یا شیوع) بیشتر باشد اهمیت و اولویت موضوع بیشتر است        
    - هر اندازه تاثیر برنامه در عمل بیشتر باشد اهمیت و اولویت آن بیشتر است        
    - هر اندازه هزینه های اجرایی کمتر باشد اهمیت و اولویت اجرای آن بیشتر است  
    - هر اندازه قابلیت اجرای برنامه ساده تر باشد اهمیت و اولویت آن بیشتر است      
    - هر گاه مدت زمان اجرای برنامه کوتاهتر باشد اهمیت و اولویت آن بیشتر است   
    - هر اندازه اثر مشکل فراتر رود اهمیت و اولویت آن بیشتر است          

    گام چهارم: تعیین گام های عملیاتی برای انجام فعالیت ها. فعالیت های اصلی و فرعی تعریف می شوند.

    گام پنجم: تعیین چارچوب زمانی برای انجام هر گام اجرایی. زمانبندی می تواند با توجه به نوع و حجم فعالیت، بصورت ماهیانه یا فصلی تعریف شود.

    گام ششم: تعیین منابع ضروری و مورد نیاز. هزینه فعالیت ها بر اساس واقعیت های جامعه پیش بینی شوند.

    گام هفتم: تعیین شاخص های سنجش و پایش عملکرد. مشکل ترین و مهمترین بعد فرآیند برنامه ریزی استراتژیک، انتخاب و برقراری شاخص سنجش عملکرد می باشد. لزوم سنجش عملکرد آن است که کیفیت خدمات ارتقاء یافته و هزینه ها کاهش یابند. همچنین بر ابعاد مهم کار توجه شود و میزان پیشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملکرد به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان یابیم که منابع صرف فعالیت هایی می شود که ارزش آن را دارد. سنجش عملکرد فرآیندها را روشن می کند و ذینفعان را با نتایجی که از انجام امور بدست می آید آگاه می کند .

    گام هشتم: انجام پایش عملکرد. علاوه بر پیگیری اجرای اهداف، مقاصد و برنامه ها بایستی پیشرفت عملکردها را نیز در فواصل زمانی معین پایش کرد. نتایج سنجش عملکرد بایستی به صورت جدول یا نمودار نشان داده شود. کنترل پیشرفت عملکرد یکی از مهمترین روشهای سنجش تحقق اهداف است.

    پس از تهیه برنامه عملیاتی به موارد زیر توجه نمایید:

    - برنامه عملیاتی باید تمامی فعالیت ها و اقدامات مقتضی را در برگیرد. برنامه عملیاتی باید کامل، شفاف و به روز باشد.

    - انجام امور را پیگیری کنید و برنامه را اجرایی و عملیاتی نمایید.

    - تمامی ذینفعان را از آنچه در جریان است مطلع سازید. به تمامی ذینفعان بگویید که نقش آنها در تحقق اهداف چیست.

    - پیگیری آنچه در حال انجام است را برعهده گیرید. همواره چگونگی انجام امور را پیگیری و دنبال کنید.

    پس از آنکه مقدمات کار فراهم شد برنامه تدوین شده اجرا می شود و سپس پایش و کنترل انجام می گیرد.

     

[ ۱۳٩۳/۸/۱۸ ] [ ۱٠:٠٤ ‎ق.ظ ] [ حسینعلی ستوده ]

[ نظرات () ]