شوراها، کمیته ها و جلسات 1

محمود فاطمی

منبع: ساماندهی شوراها، کمیته ها و جلسات در کلیه واحدهای دانشگاه علوم پزشکی کرمان، دبیرخانه هیات امنا و اتاق فکر

 

- آیا می دانید انواع جلسات و اهداف تشکیل آنها کدامند؟

- آیا با آسیب شناسی جلسات آشنا هستید؟

- آیا می دانید مدیریت صحیح جلسات تا چه حد می تواند موجب ارتقای سازمانها شود؟

مقدمه:

امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها، پیچیدگی ساختار و فعالیت های آنها، افزایش متغیرهای محیطی تاثیرگذار و ... مدیران را ناگزیر کرده برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر اعضا کمک بگیرند. بدین منظور مدیران معمولا جلساتی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوع های مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند. تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه


شوراها، کمیته ها و جلسات 1

محمود فاطمی

منبع: ساماندهی شوراها، کمیته ها و جلسات در کلیه واحدهای دانشگاه علوم پزشکی کرمان، دبیرخانه هیات امنا و اتاق فکر

  

- آیا می دانید انواع جلسات و اهداف تشکیل آنها کدامند؟

- آیا با آسیب شناسی جلسات آشنا هستید؟

- آیا می دانید مدیریت صحیح جلسات تا چه حد می تواند موجب ارتقای سازمانها شود؟

مقدمه:

امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها، پیچیدگی ساختار و فعالیت های آنها، افزایش متغیرهای محیطی تاثیرگذار و ... مدیران را ناگزیر کرده برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر اعضا کمک بگیرند. بدین منظور مدیران معمولا جلساتی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوع های مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند. تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می کند.

البته این موارد در صورتی صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیت های سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشند و گرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارآیی و کارآمدی سازمان کمک نخواهد کرد بلکه موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد.

در حال حاضر در کلیه واحدهای تابعه دانشگاه، کمیته ها و شوراهای زیادی در قالب جلسه تشکیل می گردد اما دیده می شود که جلسه با هدف خاص و قابل پیش بینی شکل می گیرد ولی به دلیل نداشتن انسجام در دستور کار، نحوه تشکیل، نبود اعضای مرتبط و مواردی نظیر آن نتیجه مطلوب حاصل نمی شود.

چند تعریف:

شورا: این واژه با شور و مشورت هم ریشه است و به مجموعه ای منسجم از افراد توانا و مورد اعتماد در هر سازمان اطلاق می شود که به منظور ایجاد تحول در نظام اداری، یا استفاده از مدیریت منابع انسانی شکل می گیرد تا در جهت اصلاح روش های انجام کار، فناوری اداری، ارتقاء و حفظ کرامت مردم و نیل به مدیریتی کارا، بهره ور، شفاف و عاری از فساد و تبعیض، اثربخش، نتیجه گرا و مردم سالار، با ترکیب و اختیارات مشخص تشکیل می گردد.

کمیته: به مجمعی اطلاق می شود که از طرف مقام صلاحیت دار در جهت ماموریت سازمان و بر اساس مصوبات قانونی تشکیل می گردد. کمیته در واقع همان کمیسیون است با این تفاوت که تعداد افرادی که یک کمیسیون را تشکیل می دهند از افراد تشکیل دهنده یک کمیته بیشتر است.

جلسه: گردهمایی دو نفر یا بیش از دو نفر از کسانی که اهداف مشترک دارند و برای رسیدن به این اهداف با هم ارتباطات شفاهی یا کتبی برقرار می کنند را اصطلاحا "جلسه" می گویند.

جلسه کاری: یک جلسه کاری عبارتست از گردهمایی عده ای از افراد که با هدف حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری تشکیل شود. جلسه ممکن است از دو نفر تشکیل شده باشد، اما معمولا تعداد افراد شرکت کننده در جلسات از دو نفر بیشتر است. به طور کلی جلسه دارای هدف مشخصی است و لازم است در هنگام تصمیم گیری برای تشکیل جلسه، به ضرورت تشکیل آن نیز توجه شود.

اهداف تشکیل جلسه:

باید از همان ابتدا هدف از برگزاری جلسه دقیقا برای رییس و کلیه شرکت کنندگان روشن باشد تا همگی بتوانند در برگزاری موفقیت آمیز آن مشارکت فعال داشته باشند. از جمله اهداف تشکیل جلسه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری

- صدور دستورهای خاص

- رسیدگی به اعتراض ها و شکایات

- اتخاذ تصمیمات کاری یا بحث در مورد اجرای تصمیمات

- دست یابی به ایده های نو

- ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن

انواع جلسه:

- جلسه حل مساله یا مشکل: مشکل می تواند شامل ابهام در مورد یک سری مقررات جدید باشد. مهم این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد و زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد. در جلسات حل مساله لازم است افراد با دانش و تخصص مرتبط با جلسه که در عین حال دیدگاه های مختلفی دارند دعوت شوند.

- جلسه سیاستگزاری یا تصمیم گیری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است در حالی که در جلسه سیاستگزاری هدف، اتخاذ تصمیم نهایی است. در این جلسات باید افراد اصلی که وظیفه حمایت و اجرای سیاست را بر عهده دارند حضور داشته باشند. جلسات تدوین آیین نامه ها و دستورالعمل ها یا سیاست های تخصیص منابع در سطوح خرد و کلان از این دست هستند.

- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی: هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی ایجاد اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارها است. مبادله اطلاعات برای هر سازمان اداری از اهمیت زیادی برخوردار است. از طریق مبادله اطلاعات کارکنان می توانند مشکل سازمان خود را حل و فصل کنند. یک مدیر از راه مبادله اطلاعات می تواند از تمام دانش ها، تجربه ها و عواطف اعضای خود به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند.مبادله اطلاعات به صورت عمودی که از بالا به پایین صورت می گیرد نسبت به مبادله افقی که میان مقامات همسطح رخ می دهد از اهمیت بیشتری برخوردار می باشد.

- جلسه ارزیابی یا ارائه بازخورد: در چنین جلساتی افراد ضمن اظهار نظر پیشنهادهایی نیز ارائه می کنند. پویایی جلسات ارزیابی زیاد است زیرا هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارند لذا این جلسات باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشند.

- جلسه رسمی: برگزاری هریک از انواع نشست های رسمی، آیین نامه مخصوص به خود را دارد. به موجب قانون برگزاری برخی نشست ها ضروری است و حتما باید مطابق قانون اعضاء، زمان برگزاری، شرح وظایف و سایر موارد رعایت شود. گاهی قانون صراحتا به لزوم اعلام زمان تشکیل جلسه با رعایت یک فاصله زمانی معین، رعایت حقوق افراد شرکت کننده در جلسه یا نحوه رای گیری اشاره می کند. در این صورت همه موارد نیز باید طبق قانون رعایت گردند.

جلسه غیر رسمی یا مشورتی: ممکن است این قبیل جلسات به صورت کاملا اتفاقی یا برنامه ریزی قبلی حتی به شکل اطلاع شفاهی به یکدیگر تشکیل شود. این جلسات برای و فصل مسایل به شیوه ای ساده و غیر رسمی برگزار می شود. جلسات غیر رسمی برای خلق ایده های تازه با بیرون کشیدن سریع نظرات در جهت حل مشکلات کاری استفاده می شود. اگر تعداد شرکت کنندگان در جلسات غیر رسمی محدود اما نگرش و تخصص آنها با یکدیگر متفاوت باشد، حداکثر کارایی و اثربخشی حاصل خواهد شد.

جلسات را بر اساس زمان نیز می توان به موارد زیر طبقه بندی نمود:

الف- جلسات سریالی: جلساتی هستند که معمولا در فاصله زمانی منظمی برگزار می شوند. دستور کار این جلسات می تواند مسایل روزمره واحد یا سازمان باشد. گاهی نیز دستور کاری جلسات بسیار گسترده است و رسیدگی به آن نیازمند جلسات منظمی است که تا حل کامل مسئله ادامه می یابد. باید دقت شود که فاصله بین جلسات سریالی معقول باشد زیرا کم یا زیاد بودن فاصله ها می تواند به هدف جلسه آسیب وارد کند. همچنین شرکت کنندگان اصلی این جلسات باید در همه نشست های پی در پی حضور داشته باشند.

در ابتدای هر جلسه باید مطالب جلسات قبل مرور شود تا مباحث قبل تکرار نشود و زمان جلسه از دست نرود مگر اینکه موردی باشد که نیاز به بازنگری در آن احساس شود. در انتهای هر جلسه نیز باید دستور کار جلسه بعد مشخص شود. جلساتی از قبیل جلسات شورای مدیران، گروه های آموزشی، کمیته ها و شوراها و نیز جلسات تدوین برنامه استراتژیک معاونت ها از این نوع جلسات هستند.

ب- جلسات موردی: این جلسات به صورت موردی و بنا به صلاحدید مسئولان واحدها یا رییس سازمان برگزار می شود. در اغلب موارد هدف از برگزاری آن تبادل نظر درباره رفع یک مشکل و یا برنامه ریزی برای بهره برداری بهتر از فرصت ها و امکانات است به گونه ای که توسعه سازمان را در پی داشته باشد. ملاک دعوت از افراد در این جلسات دانش یا تجربه آنها در زمینه مورد بررسی است.

نکته بسیار مهم در مورد این جلسات این است که افراد مدتی قبل از حضور در جلسه باید از موضوع آن مطلع شوند تا بتوانند با آمادگی بیشتری در جلسه شرکت کنند.

مدیران را ناگزیر کرده برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر اعضا کمک بگیرند. بدین منظور مدیران معمولا جلساتی را تشکیل می دهند و با همفکری و تعامل در مورد موضوع های مطرح شده به تبادل اطلاعات می پردازند. تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می کند.

البته این موارد در صورتی صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیت های سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشند و گرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارآیی و کارآمدی سازمان کمک نخواهد کرد بلکه موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد.

در حال حاضر در کلیه واحدهای تابعه دانشگاه، کمیته ها و شوراهای زیادی در قالب جلسه تشکیل می گردد اما دیده می شود که جلسه با هدف خاص و قابل پیش بینی شکل می گیرد ولی به دلیل نداشتن انسجام در دستور کار، نحوه تشکیل، نبود اعضای مرتبط و مواردی نظیر آن نتیجه مطلوب حاصل نمی شود.

چند تعریف:

شورا: این واژه با شور و مشورت هم ریشه است و به مجموعه ای منسجم از افراد توانا و مورد اعتماد در هر سازمان اطلاق می شود که به منظور ایجاد تحول در نظام اداری، یا استفاده از مدیریت منابع انسانی شکل می گیرد تا در جهت اصلاح روش های انجام کار، فناوری اداری، ارتقاء و حفظ کرامت مردم و نیل به مدیریتی کارا، بهره ور، شفاف و عاری از فساد و تبعیض، اثربخش، نتیجه گرا و مردم سالار، با ترکیب و اختیارات مشخص تشکیل می گردد.

کمیته: به مجمعی اطلاق می شود که از طرف مقام صلاحیت دار در جهت ماموریت سازمان و بر اساس مصوبات قانونی تشکیل می گردد. کمیته در واقع همان کمیسیون است با این تفاوت که تعداد افرادی که یک کمیسیون را تشکیل می دهند از افراد تشکیل دهنده یک کمیته بیشتر است.

جلسه: گردهمایی دو نفر یا بیش از دو نفر از کسانی که اهداف مشترک دارند و برای رسیدن به این اهداف با هم ارتباطات شفاهی یا کتبی برقرار می کنند را اصطلاحا "جلسه" می گویند.

جلسه کاری: یک جلسه کاری عبارتست از گردهمایی عده ای از افراد که با هدف حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری تشکیل شود. جلسه ممکن است از دو نفر تشکیل شده باشد، اما معمولا تعداد افراد شرکت کننده در جلسات از دو نفر بیشتر است. به طور کلی جلسه دارای هدف مشخصی است و لازم است در هنگام تصمیم گیری برای تشکیل جلسه، به ضرورت تشکیل آن نیز توجه شود.

اهداف تشکیل جلسه:

باید از همان ابتدا هدف از برگزاری جلسه دقیقا برای رییس و کلیه شرکت کنندگان روشن باشد تا همگی بتوانند در برگزاری موفقیت آمیز آن مشارکت فعال داشته باشند. از جمله اهداف تشکیل جلسه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری

- صدور دستورهای خاص

- رسیدگی به اعتراض ها و شکایات

- اتخاذ تصمیمات کاری یا بحث در مورد اجرای تصمیمات

- دست یابی به ایده های نو

- ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن

انواع جلسه:

- جلسه حل مساله یا مشکل: مشکل می تواند شامل ابهام در مورد یک سری مقررات جدید باشد. مهم این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد و زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد. در جلسات حل مساله لازم است افراد با دانش و تخصص مرتبط با جلسه که در عین حال دیدگاه های مختلفی دارند دعوت شوند.

- جلسه سیاستگزاری یا تصمیم گیری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است در حالی که در جلسه سیاستگزاری هدف، اتخاذ تصمیم نهایی است. در این جلسات باید افراد اصلی که وظیفه حمایت و اجرای سیاست را بر عهده دارند حضور داشته باشند. جلسات تدوین آیین نامه ها و دستورالعمل ها یا سیاست های تخصیص منابع در سطوح خرد و کلان از این دست هستند.

- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی: هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی ایجاد اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارها است. مبادله اطلاعات برای هر سازمان اداری از اهمیت زیادی برخوردار است. از طریق مبادله اطلاعات کارکنان می توانند مشکل سازمان خود را حل و فصل کنند. یک مدیر از راه مبادله اطلاعات می تواند از تمام دانش ها، تجربه ها و عواطف اعضای خود به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند.مبادله اطلاعات به صورت عمودی که از بالا به پایین صورت می گیرد نسبت به مبادله افقی که میان مقامات همسطح رخ می دهد از اهمیت بیشتری برخوردار می باشد.

- جلسه ارزیابی یا ارائه بازخورد: در چنین جلساتی افراد ضمن اظهار نظر پیشنهادهایی نیز ارائه می کنند. پویایی جلسات ارزیابی زیاد است زیرا هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارند لذا این جلسات باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشند.

- جلسه رسمی: برگزاری هریک از انواع نشست های رسمی، آیین نامه مخصوص به خود را دارد. به موجب قانون برگزاری برخی نشست ها ضروری است و حتما باید مطابق قانون اعضاء، زمان برگزاری، شرح وظایف و سایر موارد رعایت شود. گاهی قانون صراحتا به لزوم اعلام زمان تشکیل جلسه با رعایت یک فاصله زمانی معین، رعایت حقوق افراد شرکت کننده در جلسه یا نحوه رای گیری اشاره می کند. در این صورت همه موارد نیز باید طبق قانون رعایت گردند.

جلسه غیر رسمی یا مشورتی: ممکن است این قبیل جلسات به صورت کاملا اتفاقی یا برنامه ریزی قبلی حتی به شکل اطلاع شفاهی به یکدیگر تشکیل شود. این جلسات برای و فصل مسایل به شیوه ای ساده و غیر رسمی برگزار می شود. جلسات غیر رسمی برای خلق ایده های تازه با بیرون کشیدن سریع نظرات در جهت حل مشکلات کاری استفاده می شود. اگر تعداد شرکت کنندگان در جلسات غیر رسمی محدود اما نگرش و تخصص آنها با یکدیگر متفاوت باشد، حداکثر کارایی و اثربخشی حاصل خواهد شد.

جلسات را بر اساس زمان نیز می توان به موارد زیر طبقه بندی نمود:

الف- جلسات سریالی: جلساتی هستند که معمولا در فاصله زمانی منظمی برگزار می شوند. دستور کار این جلسات می تواند مسایل روزمره واحد یا سازمان باشد. گاهی نیز دستور کاری جلسات بسیار گسترده است و رسیدگی به آن نیازمند جلسات منظمی است که تا حل کامل مسئله ادامه می یابد. باید دقت شود که فاصله بین جلسات سریالی معقول باشد زیرا کم یا زیاد بودن فاصله ها می تواند به هدف جلسه آسیب وارد کند. همچنین شرکت کنندگان اصلی این جلسات باید در همه نشست های پی در پی حضور داشته باشند.

در ابتدای هر جلسه باید مطالب جلسات قبل مرور شود تا مباحث قبل تکرار نشود و زمان جلسه از دست نرود مگر اینکه موردی باشد که نیاز به بازنگری در آن احساس شود. در انتهای هر جلسه نیز باید دستور کار جلسه بعد مشخص شود. جلساتی از قبیل جلسات شورای مدیران، گروه های آموزشی، کمیته ها و شوراها و نیز جلسات تدوین برنامه استراتژیک معاونت ها از این نوع جلسات هستند.

ب- جلسات موردی: این جلسات به صورت موردی و بنا به صلاحدید مسئولان واحدها یا رییس سازمان برگزار می شود. در اغلب موارد هدف از برگزاری آن تبادل نظر درباره رفع یک مشکل و یا برنامه ریزی برای بهره برداری بهتر از فرصت ها و امکانات است به گونه ای که توسعه سازمان را در پی داشته باشد. ملاک دعوت از افراد در این جلسات دانش یا تجربه آنها در زمینه مورد بررسی است.

نکته بسیار مهم در مورد این جلسات این است که افراد مدتی قبل از حضور در جلسه باید از موضوع آن مطلع شوند تا بتوانند با آمادگی بیشتری در جلسه شرکت کنند.