آیین نگارش مکاتبات اداری(2) تهیه و تنظیم: محمود فاطمی

آیین نگارش مکاتبات اداری(2)

محمود فاطمی

منابع:

1- امینی، کاظم (1390). آیین نگارش مکاتبات اداری. تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی، چاپ29

2- عبائیان، غلامحسین (1387). اصول نگارش مکاتبات اداری. تهران، مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.

انجام مکاتبات اداری یکی از مهمترین وظایف تمامی کارکنان در کلیه سطوح استو بیانگر تمامی فعالیتهای هر فرد در سیستم کاری خود است. نوشتن صحیح نامه های اداری مهارتی مهم و ضروری است که همه ما بایستی به آن توجه کنیم.

در شماره 1 این مقاله به اهمیت ارتباطات در سازمان، عناصر ارتباط،

انواع ارتباط، نقش و آثار ارتباط در انجام امور و نقش مکاتبات در انجام امور اداری و نامه های اداری، مشخصات نامه های اداری و

اجزای نامه های اداری اشاره شد.

انواع نامه های اداری

نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

الف) نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:

·نامه های خبری:نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.

·نامه های بازدارنده: نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.

·نامه های دستوری-درخواستی: نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.

·نامه های هماهنگی: نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه میشوند.

ب) نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:

نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم

ب-1) نامه های داخلی:نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:

- نامه بین دو واحد هم سطح:نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.

- نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر: این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.

- نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر:ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.

- نامه یک کارمند به واحد اداری: این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.

- نامه واحد اداری به کارمند: احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

ب-2) نامه های خارجی:مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:

- نامه به یک واحد مشخص از سازمان:زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثال نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز.

- نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان:اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.

- نامه به یک شخص حقیقی:در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.

- نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

مراحل تهیه نامه اداری

با توجه به اینکه صدور و وجود هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح و برگرداندن نامه برای فرستنده وجود ندارد؛ لازم است در تهیه نامه اداری توجه و دقت کافی مبذول داشت. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می گیرد: شناخت، نگارش و آماده سازی نامه.

شناخت:مرحله شناخت برای تهیه یک نامه بدین معناست که با توجه به شرایط حاضر آیا نوشتن نامه ضروری است و یا صرفا بدلیل داشتن نسخه بایگانی نامه تهیه می شود؟ آیا بجای نوشتن نامه از وسیله دیگری نمی توان برای اطلاع رسانی و یا ارسال پیام استفاده نمود؟ آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم هزینه ترین و سریع ترین وسیله ممکن است؟ پس از نیل به جواب صحیح در این بخش، پیرامون موضوع نامه اندیشه لازم اتخاذ می گردد. بدین معنی که واقعه ای که در حال نگارش نامه در خصوص آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟:

1- چه کسی یا کسانی در این واقعه نقش دارند؟ موضوع نامه در خصوص چه کسی و یا کسانی است؟ چه کسی برای چه شخصی نامه می نویسد؟(که)

2- این واقعه در کجا صورت یافته و چه موقعیت مکانی را شامل می شود؟ در کجا مسئله را بیان می کند؟ (کجا)

3- زمان وقوع حادثه و موضوع نامه کی بوده است؟ از نظر سال، ماه و روز و حتی ساعت وقوع و یا گزارش(کی)

4- موضوع اصلی واقعه در خصوص چیست؟ شناخت دقیق مسئله و بیان صریح آن (چی)

5- دلایل اصلی وقوع و علل ایجاد این پدیده را بداند و بتواند در نامه خود بیان کند. (چرا)

6- بتواند مسئله را بطور کامل تحلیل کند، چگونگی حدوث و وقوع مسئله را بیان نماید.(چگونه)

بررسی عناصر شش گانه یادشده، نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود. آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسد؟ ننویسد؟ و یا چگونه بنویسد؟ بدین ترتیب نامه ای که با این تفاصیل تهیه شود، که پایه و اساس نامه و طی کامل مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار است.

برای تهیه پیش نویس نامه، دو بخش در نظر گرفته ایم که در بخش اول به آماده سازی مقدمات نگارش نامه و در بخش دوم به تدوین نامه می پردازیم.

مقدمات نگارش نامه:برای نگارش نامه مقدماتی مورد نیاز است تا بر اساس آن نامه ای با محتوی مناسب تهیه گردد. منابع مناسب برای استفاده در تدوین یک نامه رسمی عبارتند از: بخشنامه ها، قوانین، آیین نامه ها، دستورالعمل ها، کتب و نشریات از یک سو و پرونده ها و مکاتبات قبلی از سوی دیگر منابع مکتوب و منابع شفاهی همانند مشاوره از افراد مطلع و حتی مسئولین مافوق. منابع مناسب برای استفاده در تدوین یک نامه رسمی یکی از مقدماتی است که با تهیه و استفاده از آنها در تهیه یک نامه دارای محتوی دقیق و مستند می توان به نتیجه حاصل از نامه مطمئن تر بود.

پس از اطمینان از محتوی صحیح و قوی نامه، باید به تنظیم فهرستی از مطالبی که قید آنها در نامه مورد نیاز است و تعیین اولویت های درج آنها در نامه پرداخت. برای این کار نیز باید در ابتدا به یادداشت برداری تمام مطالب مورد نیاز در بیان مسئله پرداخت و سپس از روی این عناوین یادداشت برداری شده به تعیین اولویت در ذکر آنها در نامه اقدام نمود. با بررسی و تنظیم مطالب مورد نیاز در تنظیم نامه، کلیات نامه بدست می آید.

تدوین نامه:پس از بیان کلیات نظری در باب قوانین و آداب نگارش و آماده سازی مطالب برای نگارش نامه، در اینجا به بیان نکته ای مهم در خصوص تدوین بخش های مختلف یک نامه می پردازیم. جای تردیدی نیست که عناوین و متن نامه مهم ترین بخش های نامه هستند که میان نویسنده و مخاطب تفهیم و تفهم ایجاد می کنند. لذا چنانچه در بخش های پیشین نیز بیان کردیم استفاده از عناوین صحیح، دقیق و مطمئن در عناوین نامه ها از یک سو و استفاده از متون پیچیده، طولانی و نامفهوم در متن نامه باعث عدم ارتباط مناسب بین نویسنده و مخاطب شده و نامه نتیجه لازم را برای نویسنده در پی نخواهد نداشت.

بررسی پیش نویس:پس از تهیه پیش نویس و قبل از تایپ نامه، برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطلوب محتویات آماده شده، به بررسی نهایی نامه می پردازیم. این بررسی براساس یک فهرست(چک لیست)انجام می شود که تمامی مراتب و موارد لازم برای تهیه نامه ای مطلوب را یادآوری می نماید. پرسش های مطرح شده در فهرست بررسی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان بستگی دارد، که می بایست قبلا توسط سازمان تهیه و در معرض دید نویسندگان نامه های سازمان قرار می گیرد تا بر آن اساس نامه تهیه شود.نمونه ای از این چک لیست در زیر آورده شده است.

بهتر است برای تهیه پیش نویس به موارد زیر توجه کرد:

- پیش نویس با خط خوش و خوانا نوشته شود.

- بهتر است بجای کاغذهای متفرقه، از کاغذهای پیش نویس اداری استفاده گردد.

- در صورت خط خوردگی زیاد، بهتر است بازنویسی شود.

- بمنظور امکان اعمال تغییرات، فاصله خط ها با یکدیگر باید حداقل 15 میلیمتر باشد.

- در چهار سوی متن پیش نویس، حاشیه کافی برای اصلاحات در نظر گرفته شود.

- درستی املای کلمات کنترل شده و در صورت تردید در املای واژگان به فرهنگ مراجعه شود.

- سعی شود هماهنگی لازم بین روال نوشته و موضوع و هدف نامه وجود داشته باشد.

- نشان گذاری و آیین آن به خوبی رعایت و استفاده شود.

پس از تهیه پیش نویس، نمونه آماده شده توسط کارمند تایید شده و به استحضار مقام مافوق می رسد و پس از تایید مدیر، ماشین نویسی می شود. پس از تایپ، نامه دوباره توسط کارمند مربوطه چک می شود تا غلط های احتمالی تایپ، اصلاح شده و پس از اصلاحات نهایی، نامه در سه نسخه تهیه می شود: نسخه بایگانی، نسخه اقدام کننده و نسخه اصلی

نسخه بایگانی توسط کارمند تایید شده و هر سه نسخه به تایید و امضای مدیر سازمان رسیده و پس از ثبت شماره و تاریخ و درج "پیوست ندارد" در نامه های بدون پیوست و تعداد پیوست ها در نامه های دارای پیوست به سازمان مقصد ارسال می شود.

نسخه اقدام کننده به کارمند مربوطه تحویل می شود تا در صورت لزوم، پیگیری نماید.

در صورتی که نامه دارای رونوشت گیرندگان باشد، به تعداد افرادی که در رونوشت گیرندگان درج می شوند، با ذکر نام رونوشت گیرنده تهیه و با امضای اصلی مدیر تایید و ارسال می شود.


جدول - وارسی پیش نویس

ردیف

پرسش های مطروحه

نتیجه وارسی

تایید شد

اصلاح شد 1

آیا موضوع قبل از نوشتن به خوبی مورد بررسی قرار گرفته است؟

2

آیا متن نوشته شده به سهولت قابل فهم و خواندن است

3

آیا متن تهیه شده با موضوع اصلی نامه ارتباط دارد؟

4

آیا واژه های مناسب در نوشتن نامه استفاده شده اند؟

5

آیا پیش نویس تهیه شده بیش از حد طولانی و خسته کننده و یا مختصر و خالی از مفاهیم اصلی نیست؟

6

آیا موضوع به خوبی توجیه و تفسیر شده است؟

7

آیا هدف اصلی به طور کامل ملحوظ گردیده است؟

8

آیا ارتباط بین مطالب نامه (جمله ها و عبارات) حفظ گردیده است؟

9

آیا نامه از قاطعیت و صراحت لازم برخوردار است؟

10

آیا تقسیم بندی منطقی در تنظیم نامه رعایت گردیده است؟

11

اگر نامه در پاسخ دیگری است؛ آیا به کلیه موارد مطروحه در نامه اصلی پاسخ گفته شده است؟

12

آیا آثار قانونی نامه مورد توجه بوده است؟

13

آیا سیاست کلی سازمان ملحوظ گردیده است؟

14

برگرفته از کتاب آیین نگارش مکاتبات اداری، تالیف سیدکاظم امینی

نمودار - اجزای مختلف یک نامه

سرلوحه

آرم اللهبسمه تعالیتاریخ:

وزارت........... شماره:

(معاونت/اداره کل/ استانداری/...)                                                      پیوست:

عناوین

به:جناب آقای....... مدیر کل محترم امور اداری و مالی (گیرنده نامه)

از: اداره آموزش و پرورش ناحیه 8 تهران

موضوع: درخواست مجوز استخدام

متن نامه

مقدمه

- عبارت سلام و احترام

- راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق

- راهنمایی مخاطب برای دریافت آسان پیام

- توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه

اصل پیام

- ممکن است درباره یک یا چند موضوع باشد، بهتر است برای هر موضوع نامه مستقل تهیه شود

- بیان موضوع اصلی در نامه و اشاره به موضوعات فرعی در دنباله آن بر اساس اهمیت و اولویت

- بیان مطلب به شیوه روشن، مختصر و صریح

- پرهیز از تفصیل، اطاله کلام و توضیحات اضافی خسته کننده

نتیجه

- تشویق مخاطب به انجام درخواست و توجیه درخواست

-تاکیدورزیدن بر خواسته و بیان اهمیت درخواست و توجیه عاطفی و قانونی موضوع

- تعیین مدت زمان برای پاسخ و اثرات موضوع

- اتمام جمله با پیام تشکر از مخاطب

امضا

- قید نام و نام خانوادگی (از بیان اضافات نام خانوادگی حتی الامکان پرهیز شود)

- قید عنوان سازمانی (در صورت داشتن چند عنوان، از عنوان مرتبط با موضوع استفاده شود)

- علامت امضا

رونوشت

- برای اطلاع افراد و یا ادارات مرتبط با موضوع

- نحوه نگارش: جناب آقای......مدیرکل محترم......... برای آگاهی و هماهنگی با.......

- ترتیب رونوشت گیرندگان بر اساس اهمیت سازمانی و اهمیت وظیفه ای که بر عهده دارند.



ادامه این مطلب را در شماره های بعدی همین فصلنامه پیگیری نمایید. 


/ 0 نظر / 23 بازدید